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国家一级档案馆

发布日期:2014年03月20日 10:51 点击次数:

  一、首创学校档案管理委员会
  作为一个历史悠久的院校,山东大学积累了丰富的档案材料。自1982年教育部在武汉召开部属院校档案工作会议后,学校档案工作也逐步恢复,但仍存在各种问题。1985年初,中共中央、国务院下发《关于调整我国档案工作领导体制的请示的通知》(中央[85]29号),为贯彻党中央、国务院、省委、国家档案局的规定和要求,学校进一步加强了档案工作的领导,先后两次召开了校长办公会,专门研究档案管理体制、干部、库房、设备等问题。档案管理委员会就是在这种情况下建立的。
  当时,学校档案分散管理,多头领导,管理水平层次不齐,工作相互掣肘。因此,从学校层面亟须建立一个组织,统一协调全校档案工作。1985年5月8日,经过反复酝酿,学校第一届档案管理委员会成立。副校长陈之安任学校第一届档案管理委员会主任,党办副主任史枫砚、校办副主任李光合任副主任。为保障学校档案管理的水平和有关工作的落实,委员均由与档案工作联系密切的部门及档案专业的教师和档案管理部门负责人组成。同时,确定了档案管理委员会是学校档案工作的最高机关,档案部门作为执行机构的管理体制,指出档案管理委员会的职责是:“全面负责和定期研究讨论学校的档案管理工作,制定计划、措施和规章制度,并组织检查全校档案管理的实施情况。”(见《关于成立校档案管理工作委员会的通知》)。1985年6月,档案管理委员会召开第一次会议,会议作出了三个重要决定:一是设立综合档案室,集中统一管理学校各类档案;二是改善档案保管条件,增加档案库房配备;三是加强档案人员业务培训。1985年6月14日,学校起草下发了《关于建立综合档案室的计划》,并在很短时间内实现了教学、科研、基建、出版、文书等各类档案的统一管理,学校档案工作开始步入正常发展轨道。成立学校档案管理委员会,在学校层面汇集全校各部门的力量和智慧,促进学校档案工作的开展,这是山东大学的首创,这一成功经验后来在全国高校中普遍推广。
  二、一流的馆舍建设
  1985年之前,馆舍问题一直困扰学校档案工作的开展。1985年12月,随着学校各级领导和档案管理委员会的大力促进,档案工作纳入学校制定的“七五”发展规划。作为学校档案工作的主管部门校长办公室进一步向学校基建处提出申请,将档案馆舍建设纳入学校“七五”基建规划。时值学校筹建行政办公楼,于是档案馆舍建设,一并纳入建设规划。当时,还有一个有意思的插曲:1985年底,学校约有档案17000个保管单位(卷、册、袋、盒),档案部门依据当时的馆藏量起草报告,要求学校配备700㎡库房,其他办公用房250㎡。但学校高瞻远瞩,时任校办主任的档案管理委员会副主任李光合提出,档案馆舍建筑面积要有更长远发展的规划,档案馆舍设计标准要20~30年不落后。为此,学校重新向教育部申请基建计划,扩大了档案馆舍的建筑面积,并获得教育部批准,为学校档案的长远发展留下余地。
  当时学校综合档案室隶属校长办公室,因此为设计建设一流馆舍建筑,校长办公室的许多工作人员与老一辈档案工作者、基建部门一起,克服重重困难,自行做了大量调研工作,对具体设计提出大量建设性意见,为学校档案馆舍建设付出辛勤汗水,保证了档案馆舍的建筑标准。新建档案馆舍位于原山东大学新校南门,行政办公楼北部;办公楼总建筑面积11000㎡,档案馆占据其中3000㎡。虽然整栋建筑外观浑然一体,但档案馆所在楼宇部分的建筑、结构、给排水、配电线等,均特殊设计,自成系统,满足档案工作和档案管理的需要。其中,办公室、借阅室等业务用房的建筑面积达1200余㎡,不仅完全满足“三室分离”的要求,档案库房、阅览室、办公室三分开,还配有多间档案整理室、档案消毒熏蒸室、声像档案洗印室、会议室、货运电梯间等,达到国内专业档案馆的水平;专用库房建筑面积1700㎡,2~5楼每层一大一小两间库房,大库房使用面积160余㎡,小库房使用面积80余㎡,按照当时馆藏年增量2000卷计算,预计满足以后50年发展需要是没有问题的。尤其值得一提的是,档案馆库房结构设计安全合理,所有库房采用圈梁加固设计,保证档案存放承重需要;外设环廊、防水帘,内库房与外界隔绝封闭,库门均为防火防盗门,从而基本保证了库房的恒温恒湿、防火、防水、防光等功能。加上后期配备的红外烟感装置、温湿度仪、去湿机、空调、通风机等设备,超大、规范的馆室和库房成为当时全国高校档案建筑第一馆,并将这一荣誉保持20余年。
  1989年底,新馆舍与行政楼整体竣工,交付使用。借此东风,1990年5月,经教育部批准,山东大学档案馆亦正式成立,原校长办公室主任李光合任档案馆第一任馆长。新馆成立,首要任务就是库房搬迁。经过缜密准备,1990年9月,档案馆由老校1号楼正式搬入新馆,分散在学校各处的档案也同时集中保管。多年来,档案馆库房建设不断完善,1994年,科技档案库房安装密集架;1998年,全馆淘汰所有木质橱柜;2005年,对库房重新进行了装修,更换了所有电源线路、增加了监控设备、档案橱柜也逐步统一为六层双面橱柜,单位面积馆藏量大大提高。规范、宽敞、明亮的馆库,我校档案馆库建设受到教育部有关部门的多次表扬,引起全国高校档案同行羡慕,一直是档案同行观摩的对象。截至今天,学校档案馆舍建筑水平、建筑面积仍在全国高校名列前茅。
  三、创建国家一级和省特级档案馆
  一流的设施,促进了学校档案工作的开展。迁入新馆后,作为全校档案工作的推动者,档案馆致力于学校档案的集中统一管理,致力于学校档案工作的全面建设。在不长的时间里,建立健全了学校档案管理制度,建立起一套行之有效地档案管理网络,在全校全面推行部门立卷、课题组立卷,档案的归档率、完整率、合格率大大提高,形成了门类齐全、学校档案集中统一保管的管理格局。1997~1998年,在第二任馆长宫立昌馆长的带领下,档案馆全体工作人员,牺牲寒暑假的休息时间,加班加点,利用两年时间梳理了学校档案工作,使学校档案管理水平上了一个新台阶;并在此基础上,全部重新规范整理了近 5万卷馆藏档案,补充收集大量散落在各部处室档案,使案卷质量焕然一新。1998年10月,国家档案局委托山东省档案局对山东大学档案工作进行了检查,确定山东大学为科技事业单位“国家一级”档案目标管理单位,显现了学校档案工作在全国的领先地位。
  山东大学重视档案管理的现代化工作,是较早在全国开始档案管理现代化工作的高校。1990年,研制试用了全国高校首个dos版档案管理系统,录入案卷级数据2000余条;1994年,研制成功界面更加清晰、功能进一步完善的档案管理系统,到2001年前,共录入数据5万余条,完成了馆藏档案案卷级和部分专题目录文件级检索工作。以上工作,为进入21世纪后,全面建设数字化档案馆打下基础。目前,学校已先后投资80万,建设数字档案馆工程,学校档案管理初步实现现代化:网上立卷、档案信息数字化管理、档案信息网站等。截至2010年底,档案馆已完成案卷级机读目录184170条,文件级机读目录165224条,数千个全文机读档案,与学校部分教学业务系统实现数据交换,档案馆正向着成为学校的信息中心、发布中心和研究中心而努力。2004年,山东大学被山东省档案局确定为全省特级档案馆。
  四、“撑起校园文化一片天”
  2000年7月三校合并,原山东大学档案馆、原山东医科大学档案馆、原山东工业大学档案室合并成立新馆。在完成档案工作的实质性融合的基础上,2002年,第三任档案馆馆长刘培平,提出了“服务,规范,创新,发展”的工作理念,档案工作开始转向“服务至上”,把优质服务、创新服务作为所有工作的立足点和出发点,特别强调档案信息服务与学校中心工作相结合,与建设和谐校园相结合,与校史研究相结合,在校园文化建设方面开创出一片新天地。
  (一)围绕学校中心工作,提供全方位信息服务
  档案馆始终关注学校中心工作,围绕学校中心工作,做好档案信息服务工作。
  2005年,学校迎接教育部组织的本科教育评估,档案馆在全力做好配合,提供利用档案的同时,主动写出8万多字的《办学传统与特色》研究报告,编辑出版了《我心目中的山东大学》、《奋进的脚步——山东大学本科教学资料选编》,受到学校有关部门和评估专家的一致好评,被学校授予“山东大学教学管理与服务优秀奖”。
  2006年,学校为承接军工项目研究,开展军工资质验收活动,档案馆与学校国防科技研究院一起,组织建立起学校国防科技档案室,建立起标准化保密库房一个,承担起学校国防科技档案建设管理工作,为山大顺利通过国家武器装备科研生产单位二级保密资质审核作出贡献。同年,为配合学校“211工程”检查验收,档案馆还专门整理、提供了“211工程”馆藏档案目录索引,受到有关单位欢迎。
  近几年,随着学校建校110周年的到来,许多院系、机构开展周年庆典,档案馆全天候、全方位提供档案信息服务,先后为历史学院、数学学院、二附院、经济学院、物理学院、医学院等院庆活动提供线索、查阅资料、出谋划策,成为各单位庆典活动不可或缺的协办单位。
  目前,档案馆是学校出具各类毕业生学籍、学位证明和其他档案材料证明的唯一机构,承担着为学校、社会和个人利用档案提供咨询、查阅等任务。据统计,学校档案馆平均年阅档达4000人次以上,调卷6000卷以上,电话、网络等在线咨询2000人次以上,文化效应、经济效益明显。
  (二)发挥档案优势,服务校园文化
  山东大学是一所建校110年的历史名校,有着悠久的发展历史和多彩的校园文化。档案馆充分利用丰富的馆藏,借学校历史名人、知名专家、重要历史事件百年、周年纪念的机会,通过举办多个大型展览、学术会议、编辑出版刊物,在弘扬学校百年历史、传承校园文化方面,独具特色。
  2004年2月,世界著名实验物理学家、诺贝尔物理奖获得者丁肇中教授访问山东大学,档案馆立即拟定了一个关于“丁肇中教授与山东大学”的宣传设想。经过大量调研,发现丁肇中教授的父亲丁观海不仅是山东大学的校友,而且曾于1936年、1946年两次在山东大学任教,是山东大学教授。于是在丁肇中教授访问期间,档案馆举办了“丁肇中教授与山东大学”图片展览,把丁肇中教授和他父亲丁观海几十年来与山东大学的关系紧紧地联在一起,引起了极大轰动,并把丁观海先生在山东大学学习、工作的86张档案资料复印装订成册,制成精美的礼物,在2月26日上午丁肇中作完报告后,由展涛校长亲自赠送给了他。这是利用档案作为礼物的先例,在全国引起极大反响。不久,丁肇中接受了与山东大学合作进行太空实验的建议,使山东大学有幸能进入国际高端研究项目AMS之中。2011年5月19日,AMS搭乘美国奋进号航天飞机进入国际空间站并成功安装,AMS热系统首席科学家程林教授及其团队成员辛公明副教授作为仅有的两名来自中国大陆的学者见证了这一场景。这一合作项目不仅提升了相关学科的学术水平,也为山东大学赢得了很高的国际声誉。
  2008年,我国首次举办奥林匹克运动会。当发现山东大学宋君复教授曾参与奥运的线索之后,档案馆开始了广泛材料搜集与调研。通过长达3个多月的挖掘收集,一个清晰的历史线索终于形成了。大量的历史资料和档案图片证明,1932年任山东大学的体育部主任郝更生是刘长春的老师,曾为中国参加1932年的洛杉矶奥运会四处奔波、呼号。1932年来,山东大学工作的宋君复先生是刘长春的教练。在参加洛杉矶奥运会时已接到山东大学的聘书,回国后就到山东大学工作,他于1933年担山东大学体育部主任,先后于1936年和1948年又连续参加两次奥运会,是新中国成立之前,唯一参加过三届奥运会的中国人。1935年,山东大学新体育馆落成后,为备战1936年柏林奥运会,第一次组团的中国奥运代表团于1935年暑期在青岛山东大学集训一个月,山东大学成为中国第一个奥运训练营。这段历史从未有人系统地揭示过,应该说是填补了山大历史的一项空白。借此,我们举办了“山东大学与奥运会”图片展,展览收到了良好效果,被誉为有震撼效果和开拓意义。
  2000~2010年间,档案馆共征集、拍摄图片近万幅,制作展板近千平方米,先后举办了华岗、潘承洞、丁肇中、老舍、臧克家、蒋维崧、束星北、刘先志、百年医学名人、萧涤非、王淦昌、童书业等文化名人纪念展和《百年校史展》、《山东大学与奥运》、建国60周年《山东大学成就展》等大型图片展,主持或协助召开了华岗、臧克家、萧涤非、童书业等四个大型学术研讨会,参加了多次小树林论坛等校园文化宣传活动。《中国档案报》曾先后六次对山东大学档案馆工作进行了专题报道,称学校档案工作撑起了“山东大学校园文化的一片天”。
  (三)档案编研与校史研究紧密结合,硕果累累
  档案馆重视档案学术研究,鼓励充分利用丰富的馆藏,进行学术研究。学校校史办一直挂靠档案馆;2010年,学校成立了校史研究委员会,常设机构挂靠校史办公室,大大加强了校史研究工作,也促进了档案资料的学术研究工作。二十多年来,档案馆编研成果硕果累累。1991年5月,编辑出版《山东大学大事记》(1900~1990);2001年8月,编辑出版《山东大学百年史》(1901~2001);2003年9月,编辑出版《战士、学者、校长——华岗同志百年诞辰纪念文集》;2005年9月,编辑出版《战士、学者、诗人——臧克家先生百年诞辰纪念文集》;同年,在山东大学本科教学评估中,写出8万多字的《办学传统与特色》研究报告,编辑出版了《我心目中的山东大学》、《奋进的脚步——山东大学本科教学资料选编》;以及历年的《山东大学年鉴》。二十年来,档案馆共计出版图书资料10余种,累计达2000余万字。2011年,档案馆还承担一项学校重大项目,即110周年新校史馆的设计布展工作。新校史馆位于学校地标式建筑知新楼,占地1200㎡,投入资金300万元。新馆集声、像、视频、实物为一体,全方位展示山东大学的辉煌历程,并争取成为学校革命传统和爱国主义教育基地。  

【作者:            来自:《山大第一》    责任编辑:榭亭  】

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